3 suggerimenti per una riunione efficace

Una riunione efficace, di lavoro ma non solo, a prescindere dal fine prefissato, dovrebbe sempre portare i suoi frutti: tuttavia, non ogni meeting riesce ad essere un incontro produttivo ed efficace.

Vi propongo alcuni spunti che possono essere d’aiuto per rendere una riunione di lavoro produttiva: lo stesso Steve Jobs li ha adottati per organizzare una riunione efficace.

Secondo quanto riportato dal Business Insider, le imprese americane perdono 37 miliardi di dollari a causa di modi sbagliati di condurre le riunioni lavorative. Steve Jobs ha fatto in modo che Apple non fosse una di quelle aziende. A proposito, sempre il Business Insider riporta tre modi in cui l’iCEO ha reso i suoi meeting molto produttivi.

1. Fare incontri il più piccolo possibile

Nel suo libro “Insanely Simple”, Ken Segall, collaboratore di Steve Jobs di lunga data, spiega dettagliatamente com’era lavorare con lui.

Una volta, Jobs stava per iniziare una riunione settimanale con l’agenzia pubblicitaria di Apple.

Notando che c’era qualcuno di nuovo, si fermò di colpo e, indicando Lorrie, chiese chi fosse lei.

Con calma, Lorrie ha spiegato che le era stato chiesto di presenziare alla riunione siccome parte dei progetti di marketing. Jobs l’ascoltò e poi gentilmente le chiese di uscire, dicendole semplicemente “Non penso che abbiamo bisogno di te in questa riunione, Lorrie. Grazie”.

Allo stesso modo Jobs era rude con se stesso. Quando Barack Obama gli chiese di partecipare ad una piccola riunione di colossi della tecnologia, Steve declinò l’invito – il Presidente aveva invitato troppe persone per i suoi gusti.

2. Si è assicurato che ogni punto in agenda avesse un responsabile di riferimento

In un articolo su Fortune di Adam Lashinsky, sono riportati in modo dettagliato alcuni processi formali adottati da Jobs, attraverso cui Apple è divenuta la società di maggior valore al mondo.

Al centro delle logiche di Jobs c’era il principio dell’accountability, il che significa che i processi sono stati messi in atto in modo che tutti sappiano chi è responsabile di che cosa.

Come ha spiegato Lachinsky, in Apple questo concetto si concretizza nella figura del “DRI”, directly responsible individual, la persona direttamente responsabile. Spesso il nome del DRI appare nell’agenda della riunione – il classico ordine del giorno – in modo che tutti sanno chi è il responsabile.

L’efficacia di ogni meeting in Apple è dettata da una lista di azioni e accanto ad ogni elemento di azione c’è il nome del DRI. “Chi è il DRI di questo progetto?”: questa è una frase che chi lavora in Apple sente spesso quando si cerca di capire il contatto giusto per una questione.

E il processo funziona, tant’è che, ad esempio, Gloria Lin, trasferita dal team di iPod di Apple alla guida del team di prodotto in Flipboard, si è portata con sé i DRI.

Sono estremamente utili in una situazione di avvio. Questo, tra le altre cose, dimostra il fatto che un’azienda brilla perché le persone che vi lavorano fanno il loro dovere, con impegno e dedizione, e, quando queste non riescono, chiedono. C’è sempre un responsabile di qualcosa, per cui Jobs sapeva con chi congratularsi – o meglio, tenere in azienda – e chi mandar via.

In una società in rapida crescita, con una miriade di attività, alcune cose importanti sono lasciate sul tavolo quasi al loro destino, non perché le persone siano irresponsabili (in teoria), ma perché sono molto occupate.

Quando tu percepisci quello che devi fare come se fosse qualcosa per tuo figlio, quindi di veramente importante, allora davvero, davvero ti importa come lo stai facendo. E il metodo del “DRI” è certamente incentivante.

3. Non permetteva alle persone di nascondersi dietro un PowerPoint

Walter Isaacson, autore della biografia “Steve Jobs“, ha scritto che Jobs odiava presentazioni formali, ma amava le riunioni a ruota libera faccia a faccia.

Ogni mercoledì pomeriggio, teneva un incontro col team di marketing e pubblicità senza agenda o ordine del giorno.

In queste riunioni gli slideshow erano vietati, perché Jobs voleva che la sua squadra si riunisse per discutere con passione e pensare in modo critico, tutto senza appoggiarsi alla tecnologia.

Era convinto che le persone usassero le presentazioni invece di pensare: com’è possibile affrontare un problema creando una presentazione?! Voleva che si impegnassero, che sciorinassero le cose a tavolino, che le maneggiassero invece di mostrare un gruppo di diapositive.

Tweet: Se sai cosa stai dicendo, di cosa stai parlando, non hai bisogno di PowerPoint.
Se sai cosa stai dicendo, di cosa stai parlando,
non hai bisogno di PowerPoint.

 

Tuttavia, quando occorre veramente fare una presentazione, è bene avere chiari gli errori da non commettere.

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